上班族每天重复做最多、最痛苦、最冷感的事情，除了对主管假笑、准时打卡之外，应该就是处理电子邮件了。
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你有没有试过，一天内都不管收件匣，（ ）内的数字会达到多少？若再加上寄件匣中的邮件，以及一堆Re: Re: Re:到天荒地老，有如祖谱一般，子孙繁荣，不断增生的幸运信，一天之内有没有写过数十半百封电子邮件？
我常想，如果拿写电邮的时间来敷脸和护发，应该可以像志玲姊姊一样长生不老；拿来学西班牙语，搞不好退休後还能去哥伦比亚帮毒枭翻译；就算拿来蹲厕所，也可以常保愉快畅通，益生菌充盈着身心灵！
但职场和人生一样，不得不做的事，就要想办法做得好、做得顺，至少别扣分。就像本书一贯主张的原则—再小的事，只要做得好，做得和别人不一样，做得让大家都看到，就是一种优异的表现。
我入职的第一家公司，人称「蓝色城堡」，也是快速流通消费品公司（FMCG—Fast Moving Consumer Goods）中的王者—P&G，在那里，我学到最棒的一招就是如何写「有效电邮」—兼具效率（efficiency）和效果（effectiveness）的电邮。简而言之，就是让你的电邮不落入别人的垃圾桶，或是成为永远未读信件，进一步发挥比电邮更大的影响力。
书写「有效电邮」的几项原则1.慎选 TO（收件者）和 CC（副本抄送）
「TO」只给一个人，这个人是决策者、被沟通的对象、需要行动的人，简而言之，是ARCI法则中的Accountable（当责者），你也可以将它视作Actioner。「CC」则是你觉得需要知道这些事的人，它们通常是「C」—Consult（谘商者），或是「I」—Informed（被知会者），简而言之，不是拿来监督，就是陪审。但「CC」要慎选，一定是对这件事具影响力的人，不要乱CC给不相关的人，连工读生都CC，只会减低被TO的人正经回信的意愿。
2.信件主旨中写明目的
可以用【确认】、【徵询】、【行动】、【分享】等，你期待他看到之後有什麽反应来标签。但主旨不要太长，这不是在写诗，在Outlook或Gmail的版面上只看到前端看不到後头，这种信件一定会被忽略。
例如，写给财务部，主旨若写明：「【确认】第二季行销预算」绝对会比「第二季行销预算最後数字需要确认」来得简明有力。而且长久下来，和你工作的人会习惯第一个看你的信件，因为有很清楚的目的和行动方针，大家好做事。这跟考卷一打开，老师会要你先写简单的题目来暖身，是一样的道理。
3.内文使用倒叙，以结论／行动需求为开头
一般在写商业分析时，我们会采用CAR原则，即Context（内容）—Action（行动）—Result（结果），但电子邮件是沟通的工具，不是长篇大论的时候，为了节省阅件人的时间（而且通常老板都在手机上看电邮，因为萤幕大小的关系，如果第一句能清楚明白，他才会继续往下滑），必须先写结论（R），需要的行动（A），再写事件的经过（C）。
想想看，如果你一天要处理一百件电邮，那主管的收件匣里大概是你的三倍以上，因此，如何掌握上述三个基本原则，言简意赅，进退得体，三分钟内能得到结论，就是让你的电邮成为有影响力，有专业能力的绝佳表现，这一点点差异，便能让上司看出你是个人才。
还有一个隐藏原则，也是我犯错多年後才发现，在此分享给亲爱的读者。文末，若是中文，千万不要写「辛苦了」（那是上对下的「抚恤」用语）；若是英文，则千万不要写Kindly、reply by……，那有种「你嘛帮帮忙」或「你这懒鬼行行好」的感觉，其实有点挖苦喔！
就简单直白的写谢谢对方，希望合作顺利，就好了！
最後再叮咛一下，电子邮件就像女生的裙子一样，越短越好……不，现在都什麽年代了，LBTQRABC多元共存，别再说这种老八股的歧视文。应该说，就跟北一女校长在2023年毕业典礼上的致词一样，短短十分钟，逼出全体十行泪，又短又深富意涵，这才是艺术！
电子邮件就和每周的主管汇报会议一样，越短越好，只露出重点、好看，吸引人的地方，这就是有影响力的电子邮件，写出这种邮件的你也是一个有影响力的人才！
作者介绍｜郭艾珊（Elsa Kuo）
台大经济系毕业、交大经营管理研究所硕士，北艺大文学跨域所研读中。主修品牌行销，於两岸三地知名外商公司供职逾20年。《做自己还是坐职升机》作者。曾担任宝侨大中华区护肤品牌经理、台湾莱雅行销经理、台湾娇生婴儿暨身体护肤行销经理、葛兰素史克全球品类开发团队中国市场负责人、港商维他奶大中华区品类总监、中国麦当劳早餐暨主力产品平台资深总监、中国星巴克品类资深总监、台北101企业传播处长、台湾暨香港沃盛股份有限公司执行长。
本文经授权转载自时报出版《45招赢得职场躺平权：专业表现不失手，个人形象人设佳，适时曝光求关注》（原标题：从回电邮看出你是个人才)
责任编辑／邱苡瑄
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